ASIAKASPALAUTE - MEISTÄ - REFERENSSI
Dokumentaatio hallittuun järjestykseen – Pori Energia Sähköverkot Oy
2023, Pori Energia Sähköverkot Oy
Yleisimpiä ongelmia sähköasemadokumentaatiossa on, että samoja piirustuksia löytyy erilaisilla versiotunnuksilla, punakynämerkinnöillä tai pahimmassa tapauksessa sähköasemalaitteistosta ei löydy minkäänlaista dokumentaatiota. Viimeistään tähän havahdutaan, kun asemalla aletaan tehdä saneeraus- ja muutostöitä. Myös mahdollisissa vikatilanteissa dokumentaation oikeellisuus ja ajantasaisuus korostuu.
Dokumenttien hallinta tulevaisuudessa nähdään olevan hallitumpaa, kun kaikki on hyvässä järjestyksessä dokumenttienhallintajärjestelmässä. Sähköasemiin tehtävät isot ja vähän pienemmätkin muutokset ja niiden vaatimat piirustukset saadaan toimitettua urakoitsijalle helposti ja dokumenttien versiointi pysyy hallinnassa.
Projektin kulku
Pori Energia Sähköverkot Oy:llä (PESV) ja Desprolla on pitkä ja laaja yhteistyö takana. Yhteistyö on sisältänyt mm. suunnittelupalveluita, työmaavalvontaa sekä dokumenttien hallintaa. Sähköasemien dokumenttien hallintaprojekti käynnisteltiin vuonna 2019. Jo aiemmin PESV:lle luotiin oma sähköasemien dokumentointiohje, jossa määriteltiin PESV:lle käyttöön oma piirustusnumerointi, kansiorakenteet ja mapitusohjeistukset. Yhteistyötä oli luonteva jatkaa M-files-siirtoprojektissa. Dokumentointiohjeistusta täydennettiin siirtoprojektin aikana aina toimivammaksi tarpeen mukaan. M-files-siirtoprojektin tarkoituksena oli viedä kaikki PESV:n sähköasemien (17 kpl) dokumentaatio M-files-tiedonhallintajärjestelmään. Aiemmin dokumentaatio kokonaisuudessaan oli PESV:n verkkolevyllä.
Tavoitteena oli ajantasainen dokumentaatio yhdessä paikassa. Tämä helpottaa huomattavasti asemien saneeraustöitä sekä suunnittelua, koska jatkossa myös urakoitsijoille voidaan antaa oikeudet ja pääsy suoraan M-filesissa oleviin dokumentteihin. Myös versiohallinta helpottuu oleellisesti. Despro kävi läpi sähköasemien dokumentaation (sähköiset ja paperiversiot), teki tarvittavat piirustusnumeroinnit sekä punakynäkorjaukset ja ajoi dokumentit migraatioexceliin, jolla dokumentit siirrettiin m-filesiin.
Asiakkaan suusta
”Sähköasemien dokumenttien hallinta koostuu monesta seikasta, joiden pitää tukea toinen toistaan. Keskeinen asia on tietysti löytää oikeat tekijät, joiden kanssa dokumentointia pystytään tekemään ja kehittämään. Itse näen tärkeänä, että dokumentointia tekevillä on riittävän laaja näkemys kokonaisuudesta, jolloin myös pienempiin yksityiskohtiin on helpompi tarttua. Mielestäni juuri tässä Despro on onnistunut ja löytänyt oikeat ihmiset meidän tarpeisiimme.” Pori Energia Sähköverkot Oy:n Projektipäällikkö Jussi Vartama kommentoi.
”Sähköasemien määrä on lisääntynyt PESV:llä merkittävästi edellisen vuosikymmenen aikana, jolloin on rakennettu uutta ja hankittu verkkoalueella jo olleita sähköasemia omistukseemme. Tämä on tuonut myös haasteita sähköasemien dokumentoinnissa ja dokumenttien yhdenmukaistamisessa. Jokaisella toimialla, kun on omassa dokumentoinnissa se oma tyylinsä toteuttaa”.
”Ennen dokumenttien siirtämistä verkkolevyltä dokumentointijärjestelmään – joka oli meillä valikoitunut M-files-tiedonhallintajärjestelmä, oli verkkolevylle saatava kaikki dokumentaatio mitä meillä oli ja tämä vaati meiltä myös piirustusten skannaamista. Samalla verkkolevyllä olevat piirustukset oli saatava järjestykseen ja niille oli luotava kansiorakenne, joka vastaa meidän omaa dokumenttiohjettamme. Sähköasemien piirustusnumerointi pohjautuu PESV:llä verkkolevyllä olleeseen kansiorakenteeseen, ja tämä sama ajatus haluttiin säilyttää myös piirustusten siirron jälkeen M-filesiin. Näin saimme piirustusnumeroinnin avulla luokiteltua kaikki sähköasemien dokumentit M-filesiin haluamallamme tavalla. Uskomme, että näin dokumenttien hallinta on helpompaa myös tulevaisuudessa. Dokumentointi ja piirustusten päivitys, kun ei lopu tähän.”
”Dokumenttien hallinta tulevaisuudessa nähdään olevan hallitumpaa, kun kaikki on hyvässä järjestyksessä dokumenttienhallintajärjestelmässä. Sähköasemiin tehtävät isot ja vähän pienemmätkin muutokset ja niiden vaatimat piirustukset saadaan toimitettua urakoitsijalle helposti ja dokumenttien versiointi pysyy hallinnassa. Hyväkään dokumentointihallinta ei takaa, että dokumentit olisivat ajan tasalla, joten se vaatii kaikilta halua päivittää ne pientenkin muutosten jälkeen taas vastaamaan toteutunutta. Dokumentointi on siis jatkuva prosessi eikä vaan kertaluonteinen toimenpide. Pidetään siis huolta dokumenteista nyt ja tulevaisuudessa.” Jussi Vartama kertoo.
DESPRO - PALVELUT - ASIAKKAILLE
Sähköasemien dokumentaation kehitys ja ylläpitopalvelut
Tarjoamme kattavasti sähköasemien dokumentointipalveluita verkkoyhtiöille. Palveluvalikoimaamme kuuluu dokumentaatiovaatimusten määrittelyt ja ohjeistukset sekä ylläpidämme asiakkaan omia dokumentointijärjestelmiä. Teemme myös dokumentaation selvittelyn sekä ajantasaistamisen. Luomme kaikki ohjeistukset piirrustusmalleista tarjouspyyntöaineistojen päivityksiin dokumentointivaatimusten osalta. Kauttamme onnistuu kaikki sähköasemien dokumentointiin liittyvät kokonaisuudet aina mapituksista sähköisten dokumenttien kokonaisvaltaiseen hallintaan ja ylläpitoon.
OTA YHTEYTTÄ
Miten voin auttaa sinua?
Anna Pietilällä on laaja näkemys ja kokemus alalta. Hän pystyy koostamaan asiakaskohtaisen palvelun aina tarpeen mukaan.
